Nhân viên thiếu tập trung vì dùng quá nhiều công cụ

Cần thừa nhận một sự thật rằng: Chất lượng mặt bằng nhân sự tại Việt Nam không cao. Chúng ta khá lười biếng và dễ xao nhãng. Nếu bạn từng là một nhân viên, bạn sẽ hiểu rằng chỉ một tác nhân gây xao nhãng rất nhỏ, như một tin tức hot, một tin nhắn facebook, một đoạn video hay trên mạng... tất cả đều có thể kéo sự chú ý của nhân viên ra khỏi công việc.

Sự mất tập trung này bắt nguồn từ số lượng công cụ mà một nhân viên đang sử dụng. Facebook, Skype, Viber, Zalo cho việc trò truyện nội bộ; Word cho soạn thảo văn bản; Excel cho tổng hợp thông tin khách hàng và tài chính; Asana, Trello, Wunderlist cho quản lý làm việc nhóm và các phần mềm gửi mail tự động như Mailchimp, Getresponse... Điều này khiến sự tập trung bị phân tán, giao tiếp với khách hàng và nội bộ gặp khó khăn dù công ty đã áp dụng nhiều công nghệ vào quản lý!

Bối rối trong quản lý khách hàng

Lưu trữ thông tin và truy cập thông tin khách hàng là hai phần việc vô cùng quan trọng. Nhưng đây lại là điểm yếu của rất nhiều SMEs Việt. Theo bậc thầy bán hàng David Ogilvy, các công ty có thể kỳ vọng đạt được mức tăng doanh thu lên đến 50% nhờ cải thiện hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM). Thế nhưng, có vẻ nhiều nhà quản lý vẫn nghĩ rằng CRM chỉ là một thứ gì đó dành cho các tập đoàn lớn.

Ngập chìm trong núi công việc và báo cáo

Khi doanh nghiệp càng phình to, các vấn đề hành chính phát sinh càng nhiều. Tình trạng chung là: Mỗi cuối tuần nhân viên bán hàng phải lập báo cáo doanh số; Từ các báo cáo này, một nhân viên phải tổng hợp lại và gửi đến quản lý. Ở chiều ngược lại, người quản lý phải dành thời gian phản hồi đến từng người, sau đó tiếp tục lập báo cáo gửi lên quản lý cấp cao hơn... Rất nhiều công việc quản trị phát sinh âm thầm gặm nhấm quỹ thời gian quý báu mà lẽ ra nên được dành cho những điều hữu ích hơn!

Nhân viên thiếu tập trung vì dùng quá nhiều công cụ

Cần thừa nhận một sự thật rằng: Chất lượng mặt bằng nhân sự tại Việt Nam không cao. Chúng ta khá lười biếng và dễ xao nhãng. Nếu bạn từng là một nhân viên, bạn sẽ hiểu rằng chỉ một tác nhân gây xao nhãng rất nhỏ, như một tin tức hot, một tin nhắn facebook, một đoạn video hay trên mạng... tất cả đều có thể kéo sự chú ý của nhân viên ra khỏi công việc.

Sự mất tập trung này bắt nguồn từ số lượng công cụ mà một nhân viên đang sử dụng. Facebook, Skype, Viber, Zalo cho việc trò truyện nội bộ; Word cho soạn thảo văn bản; Excel cho tổng hợp thông tin khách hàng và tài chính; Asana, Trello, Wunderlist cho quản lý làm việc nhóm và các phần mềm gửi mail tự động như Mailchimp, Getresponse... Điều này khiến sự tập trung bị phân tán, giao tiếp với khách hàng và nội bộ gặp khó khăn dù công ty đã áp dụng nhiều công nghệ vào quản lý!

Bối rối trong quản lý khách hàng

Lưu trữ thông tin và truy cập thông tin khách hàng là hai phần việc vô cùng quan trọng. Nhưng đây lại là điểm yếu của rất nhiều SMEs Việt. Theo bậc thầy bán hàng David Ogilvy, các công ty có thể kỳ vọng đạt được mức tăng doanh thu lên đến 50% nhờ cải thiện hệ thống chăm sóc khách hàng (CRM). Thế nhưng, có vẻ nhiều nhà quản lý vẫn nghĩ rằng CRM chỉ là một thứ gì đó dành cho các tập đoàn lớn.

Cần có cán bộ kỹ thuật/bộ phận chuyên trách hoặc thuê ngoài dịch vụ giám sát an ninh thông tin cho tổ chức. Các sự kiện hệ thống cần được lưu trữ tập trung ra một hệ thống độc lập nhằm thuận tiện cho việc theo dõi, đồng thời lưu trữ thông tin cần thiết hỗ trợ cho việc truy vết sự cố, hạn chế việc tin tặc xâm nhập hệ thống sau đó cố tình xóa dấu vết.

Thực hiện sao lưu các dữ liệu hệ thống đầy đủ, định kỳ và bản lưu trữ phải ở vị trí an toàn về mặt vật lý nhằm đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu trong tình huống xấu nhất khi hệ thống dữ liệu chính bị phá hủy hoàn toàn.

Cần có cán bộ kỹ thuật/bộ phận chuyên trách hoặc thuê ngoài dịch vụ giám sát an ninh thông tin cho tổ chức. Các sự kiện hệ thống cần được lưu trữ tập trung ra một hệ thống độc lập nhằm thuận tiện cho việc theo dõi, đồng thời lưu trữ thông tin cần thiết hỗ trợ cho việc truy vết sự cố, hạn chế việc tin tặc xâm nhập hệ thống sau đó cố tình xóa dấu vết.

Thực hiện sao lưu các dữ liệu hệ thống đầy đủ, định kỳ và bản lưu trữ phải ở vị trí an toàn về mặt vật lý nhằm đảm bảo khả năng phục hồi dữ liệu trong tình huống xấu nhất khi hệ thống dữ liệu chính bị phá hủy hoàn toàn.

"Amazon nếu có vào được Việt Nam thì phải "bước qua" Facebook. Tôi nghĩ rằng Amazon không có cửa ở Việt Nam, vì những người bán lẻ sẽ không chọn Amazon là nơi để bán hàng mà chỉ chọn Amazon là nơi để xuất khẩu hoặc mua hàng ở nước ngoài vào Việt Nam. Thực tế hiện nay, người Việt Nam khi bán hàng thì thường bán trên Zalo, Facebook... chứ không qua Amazon", ông Tuấn Hà nói.

Trước năm 2011, Amazon hầu như không quan tâm đến thị trường Việt Nam, thậm chí còn không đưa tên Việt Nam vào danh sách shipping của mình. Đặc biệt, Amazon không chấp nhận các thanh toán bằng thẻ Visa từ Việt Nam vì lo ngại vấn đề bị hacker Việt Nam tấn công chiếm đoạt tiền từ thẻ tín dụng. Hàng hóa được mua từ Amazon.com về Việt nam thời điểm này chủ yếu là nhờ người thân ở Mỹ xách tay về.

Hiện có một số ý kiến lo ngại rằng khi các đại gia thương mại điện tử bán lẻ quốc tế như Amazon, Alibaba, eBay... đầu tư kinh  doanh tại Việt Nam sẽ gây áp lực cạnh tranh rất lớn cho các doanh nghiệp nội địa.

Tuy nhiên, phân tích về khả năng thâm nhập thị trường Việt của các đại gia thương mại điện tử nước ngoài, ông Tuấn Hà, Giám đốc Công ty Vinalink loại trừ khả năng hiện diện của Amazon.

"Amazon nếu có vào được Việt Nam thì phải "bước qua" Facebook. Tôi nghĩ rằng Amazon không có cửa ở Việt Nam, vì những người bán lẻ sẽ không chọn Amazon là nơi để bán hàng mà chỉ chọn Amazon là nơi để xuất khẩu hoặc mua hàng ở nước ngoài vào Việt Nam. Thực tế hiện nay, người Việt Nam khi bán hàng thì thường bán trên Zalo, Facebook... chứ không qua Amazon", ông Tuấn Hà nói.

Trước năm 2011, Amazon hầu như không quan tâm đến thị trường Việt Nam, thậm chí còn không đưa tên Việt Nam vào danh sách shipping của mình. Đặc biệt, Amazon không chấp nhận các thanh toán bằng thẻ Visa từ Việt Nam vì lo ngại vấn đề bị hacker Việt Nam tấn công chiếm đoạt tiền từ thẻ tín dụng. Hàng hóa được mua từ Amazon.com về Việt nam thời điểm này chủ yếu là nhờ người thân ở Mỹ xách tay về.